Como estrategia para ejecutar y desarrollar un proyecto en menor tiempo se presenta la de efectuar las compras y contrataciones de los equipos críticos y de largo tiempo de fabricación y entrega en forma anticipada, buscando su llegada en forma temprana y haciendo que el proyecto tenga una fecha de terminación más oportuna.
Generalmente, para la fabricación de equipos de largo tiempo de fabricación y entrega se requiere una ingeniería tipo detalle, con la retroalimentación de los planos proveedor, pero para poder realizar la contratación anticipada de estos equipos, pocas veces se cuenta con este nivel de ingeniería y se hace la gestión con el apoyo de una ingeniería básica.
Al contar solamente con la ingeniería básica, se corren riesgos de contratar la fabricación de equipos, que puedan tener cambios de especificaciones técnicas al desarrollar y terminar la ingeniería de detalle.
Para compensar esta situación, es clave la realización de la identificación de riesgos específicos y relacionados con la contratación de estos equipos con un nivel de ingeniería menor al de detalle y este es el tema central de este artículo.
2. OBJETIVO
Presentar la gestión típica de la gestión de riesgos que se realiza antes de realizar la gestión de las compras y contrataciones temprnas de equipos de largos tiempos de entrega y de equipos críticos del proyecto. El objetivo es minimizar al máximo estos riesgos con la llegada de estos equipos y en caso de materialización, contar con planes de contingencia que permitan reaccionar oportunamente y hacer que con algunos cambios, el proyecto continúe su curso (evitando posibles atrasos).
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite, señalando el texto, copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. GLOSARIO
- Equipos críticos: Son aquellos equipos principales del proceso y claves para la operación. Algunos de estos tienen alta complejidad y debe evaluarse con detalle el momento oportuno de su adquisión (algunos de estos entran en la gestión de compras tempranas o anticipadas).
- Equipos de fabricación y entrega en largos tiempos: Son aquellos equipos cuyo tiempo de fabricación y entrega es mayor al previsto en el cronograma planeado. Para evaluar este tiempo, se solicita a los fabricantes los tiempos en que pueden entregar los equipos y se contrasta con el cronograma el tiempo planeado, con esta información se prevé el tiempo en que se debe realizar la gestión de compras, generándose un listado de equipos que deben ser comprados bajo el esquema de gestión temprana.
- Materialización de un riesgo: Cuando se identifican los riesgos, se piensa hacia el futuro (corto y mediano plazo) y se prevén las situaciones críticas que pueden ocurrir y que puedan impactar el proyecto. Cuando el futuro se convierte en presente y los riesgos se convierten en un hecho, estos se materializan, generando situaciones no deseadas e incluso crisis en el proyecto. Para prevenir esto, se ha realizado la gestión de los riesgos.
- Plan de contingencia: Son las acciones o Planes de Emergencia que permiten reaccionar frente a la materialización de un riesgo. El objetivo es evaluar cómo reaccionar y cuáles serían las acciones fuertes en el momento en que se materializa un riesgo
- Fallback: La materialización de un riesgo alto en un proyecto puede ser una situación tan crítica, que la recomendación es prever un Plan B o Fallback, en caso de que el plan de contingencia no funcione.
4. METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS PARA COMPRAS DE EQUIPOS CRÍTICOS Y COMPRAS Y CONTRATACIONES DE EQUIPOS Y SERVICIOS EN FORMA TEMPRANA
Con base en el cronograma planeado del proyecto y los tiempos de fabricación confirmado con los proveedores se confirma cuáles son los equipos mayores tiempos que pueden impactar el cronograma del proyecto.
Se realiza un listado de estos equipos y es clave incluir en los tiempos, al menos las siguientes actividades:
- Trasnporte terrestre entre el puerto de llegada en Colombia y el lugar de montaje del proyecto.
- Gestión de nacionalización y trámites de documentación en el puerto de llegada en Colombia.
- Transporte internacional desde el puerto del país del fabricante hasta el puerto de Colombia.
- Gestión de trámites de exportación del fabricante en el el puerto del país de salida.
- Transporte desde las instalaciones del fabricante hasta el puerto del país de origen.
- Fabricación y pruebas del equipo (incluyendo la supervisión de los contratistas y el visto bueno antes del despacho).
- Gestión de firma del contrato entre las partes en donde se especifican los equipos adquiridos.
- Gestión de revisión del contrato por el área legal del contratante.
- Redacción del contrato e inclusión de los términos de referencia técnicos (especificaciones) y de otras áreas de gestión (HSE, riesgos, seguridad física, etc).
- Gestión de cotización o licitación (según el tipo de compra, estrategia y cuantía).
- Realización de los términos de referencia que incluyen las especificaciones técnicas.
- Emisión de la autorización de inicio de la compra por el Gerente del Proyecto o por la Junta Directiva (generalmente las compañías tienen un procedimiento de compras que de acuerdo al monto del valor del equipo, se debe tener la aprobación directa del Gerente del Proyecto o se escala hacia la Junta Directiva de la compañía, en este último caso, se debe prever que las Juntas Directivas se pueden llegar a reunión en forma mensual e incluir estos tiempos mayores).
Nota: Es más práctico realizar la gestión de tiempos de atrás para adelante, como se puede notar en el listado anterior.
Al sumar los tiempos de las actividades anteriores se obtendrá el tiempo total de la gestión de compras de los equipos mayores, críticos y complejos y al verificar estos con la fecha requerida en campo para cada uno de ellos, que aparece en el cronograma planeado, se tendrá la fecha mínima en que se debe iniciar la gestión de compras.
Es conveniente realizar una Matriz de compras y contrataciones en donde cada una de las actividades anteriores se traten como una columna. Al realizar esta matriz en una hoja de cálculo, tipo Excel, permitirá en forma automática:
- Tener las fechas de inicio de la gestión de adquisición de cada equipo / servicio crítico y de larga entrega.
- Ordenar los equipos a comprar y los servicios críticos a contratar, según las fechas más tempranas de contratación.
- Realizar el seguimiento y control de cada actividad en forma puntual, para evitar atrasos.
Luego de tener el listado ordenado y priorizado de los equipos a comprar y justo antes de solicitar la autorización para realizar las compras de manera temprana del conjunto de equipos y servicios, se debe realizar un taller de riesgos.
La metodología para la identificación de estos riesgos será con base en WHAT IF?, qué sucede sí. El objetivo es evaluar para cada equipo listado lo siguiente:
- Qué información de ingeniería se tiene (ingeniería básica o de detalle)?
- Qué probabilidad de que cambien las especificaciones técnicas se tiene?
- Qué situaciones se pueden presentar si con la ingeniería de detalle cambian las especificaciones?
- Qué sucede si el equipo que llega no sirve por capacidad diferente a la realmente requerida?
- Qué sucede si el equipo que llega tiene dimensiones diferentes a las contratadas con el fabricante?
- Qué sucede si al llegar el equipo no sirve?
- Se puede modificar y hacer servir con algunos cambios y adaptaciones?
- Estos cambios podrán ser complejos?
- Se cuenta con fabricantes nacionales que puedan apoyar los cambios y adaptaciones? Quiénes?
- Qué podemos hacer si definitivamente el equipo no tiene aplicación alguna y debe conseguirse (compra nueva) el solicitado según las especificaciones finales de la ingeniería de detalle?
- Cómo podemos, en forma temporal, subsanar la falta de este equipo mientras llega uno nuevo?
- Qué se puede hacer con el equipo que no se utilizará? Se podrá emplear en otro proyecto existente o futuro?
Para cada uno de estos interrogantes y luego de realizar el ejercicio de respuestas en forma metódica con los expertos en el tema (e invitación de especialistas de proyectos similares, de la ingeniería del proyecto y de algunos fabricantes), se procede a plantear planes de emergencia o de contingencia, con sus consecuentes planes alternativos o fallbacks, que permitan tener acciones en el momento en que ocurra algunas de las situaciones anteriores.
Cualquier gestión de riesgos debe realizarse con apoyo directo del Líder de gestión de riesgos, quien aportará la metodología y formatos para realizar el consecuente registro, valoración, clasificación y control.
Luego de realizar esta gestión de riesgos y definición de los planes de contingencia para la materialización de los riesgos, se procede a:
- Solicitar la aprobación al proyecto, documentando el listado de equipos a adquirir en forma temprana, los riesgos identificados y los planes de contingencia y fallbacks.
- Iniciar la gestión de compras tempranas.
- Realizar un exhaustivo seguimiento y control a:
- Cada una de las etapas y procesos de cada compra y cada contratación.
- Para cada equipo y con apoyo del equipo de ingeniería, realizar un monitoreo de las especificaciones con las que se realizó la compra y los cambios que vayan surgiendo. Esto permite en algunos casos comunicarle al fabricante las especificaciones finales y permitir que se relicen cambios en los equipos durante la terminación de la fabricación y se pueda asegurar la llegada de un equipo alineado a las especificaciones técnicas finales.
- Cualquier cambio o situación que se presente de tipo desviación, deberá documentarse y comunicarse al Gerente del Proyecto.
5. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.Espero que estos apuntes sean de su interés, cualquier apoyo o acompañamiento será con mucho gusto, solamente contáctenos.
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